关于用章管理和介绍信及证书使用管理规定

2019年8月20日修订

一、公章的管理和使用

1、北京人人关爱健康公益基金会启用印章为 “北京人人关爱健康公益基金会”公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法人章。基金会法人章由出纳保管，发票专用章和财务章由理事长暂时代为保管，公章和合同章暂定由秘书处保管。

2、各种印章使用必须经过严格审核审批手续。基金会印章和财务类印章由秘书长批准使用。 

3、所有文件用印应填写盖章使用登记表(附件1),须秘书长审批签字。各种公章未经有审批权的领导批准，一律不得携出保管部门，如需携出单位，应由公章保管人或者双人持印章同往监印。

4、印章由专人保管，在安全、加密柜或带锁橱中存放，加盖印章须由公章保管人亲自操作，公文及重要印件须建档备查。

5、公章登记表按年装订，由办公室保管，保留5年。

二、介绍信的管理和使用

 1、基金会介绍信主要用于基金会工作人员对外联系工作、商洽事务。

 2、介绍信由办公室指定专人负责保管。

 3、工作人员使用介绍信须经秘书长或办公室负责人同意。

 4、使用介绍信须按内容逐项填写、登记，文字要简洁明确，注明工作任务或目的，并认真填写存根、有效期、骑缝号、日期，加盖印章、骑缝章后方可使用。

 5、一般不开空白介绍信，因特殊情况需要时，须在存根栏写明用途及要求，如未使用，应退回办公室注销。

三、证书的管理和使用

 1、北京人人关爱健康公益基金会的证书包括：1）民政部为北京人人关爱健康公益基金会颁发的准予注册并开展公益活动的登记证书（包括正本和副本）；2）银行开户许可证；3）财政票据购领证；4）社会保险登记证；等各种与北京人人关爱健康公益基金会相关的各种证书原件

 2、登记证书分正本和副本。

 3、本基金会证书原件和复印件由办公室负责保管、年检。

 4、登记证书正本须在办公场所明显位置悬挂。

 5、各部门使用各类证书复印件，需要加盖公章的按公章使用规定执行。

 6、各部门须携带本基金会证书原件外出，须填写证书原件借出审批单（附件2）由秘书长批准，并由办公室登记备案。