内部管理办法

       为认真落实《基金会管理条例》和《北京人人关爱健康公益基金会章程》，使北京人人关爱健康公益基金会内部管理工作规范化、制度化、科学化，特制定北京人人关爱健康公益基金会内部管理办法。
       本“办法”解释权属于北京人人关爱健康公益基金会（以下简称“基金会”）。

第一章  会议制度

       基金会实行理事会、监事会议制度、专题会议和日常办公例会制度。
       （一）理事会会议
       1.理事会会议每年至少召开二次，原则上在上半年和下半年各开一次，特殊情况下可提前、推迟或增加召开。
       2.理事会会议须三分之二以上理事出席会议方能召开，如有重大事项或三分之一以上理事提议，也应召开理事会议。参加理事会的人员包括：理事长、秘书长、理事、监事等。理事会会议决议须超过与会理事的半数通过方为有效。
       3.理事会会议由理事长或理事长授权秘书长负责召集和主持。
       4.理事会会议主要任务是：
       （1）制定、修改章程；
       （2）选举、罢免理事长、副理事长、秘书长，讨论通过新理事；
       （3）决定重大业务计划，包括基金募集、管理和使用计划；
       （4）审定年度收支预算及决算；
       （5）审议、修订内部管理制度；
       （6）决定设立基金会分支机构、代表机构；
       （7）听取、审议理事长工作报告；
       （8）决定基金会的分立、合并或终止；
       （9）决定其他重大事项。
       5.理事会会议应形成会议“记录”、“纪要”并经与会理事签名，通晓全体理事。
       6.理事会会议前，秘书处要做好提供会议讨论内容的材料准备工作，重要议题应在会前征求理事的意见。
              （二）专题会议
       专题研究、协调和解决有关部门在工作中涉及面较大的某个重要问题。会议主要内容包括：研究本基金会专项工作的部署和落实；协调、及处理专项工作中的重要事务。
       专题会议由理事长、秘书长召集和主持，相关业务部门和有关负责人参加。专题会议根据工作需要不定期召开。会议的组织、记录、纪要由相关业务部门负责。会议纪要由秘书长审核后作为档案由相关业务部门负责人保管。
       （三）日常办公例会
        日常办公例会根据各部门工作需要，可随时召开，但要确保每两周至少召开一次，由秘书长或部门负责人召集和主持。主要内容为通报现有公益项目、其他事项进展情况；通报即将开展的公益活动及重要事项；协调和解决相关问题。

第二章  秘书处工作制度

       秘书处作为基金会常设办事机构，为本会的行政和协调机构，在理事会闭会期间，在秘书长领导下承办基金会日常工作，对理事会和理事长负责。
       （一）机构设置
       秘书处工作分四个部门管理：办公室、财务部、项目部、信息宣传部，由秘书长负责，大型活动需要时，不分岗位，全体参加。
       1.办公室工作任务是：
       （1）负责文电处理、档案管理；
       （2）承担理事会等重要会议的组织筹备工作，起草有关报告和文件；
       （3）负责日常接待咨询工作；
       （4）各类证书、纪念品的制作及发放工作；
       （5）负责后勤保障、固定资产的使用管理和安全保密工作；
       （6）负责综合协调日常事务性工作；
       （7）办理理事、监事人选的增补和协调事宜；
       （8）制定基金会工作人员培训计划和组织实施；
       （9）其他临时性工作。
       2.财务部工作任务是：
       （1）负责财务管理、基金运作和资金安全增值工作；
       （2）负责编制年度预算、决算及其实施；
       （3）负责对现金收、付业务进行核算、检查与监督；
       （4）负责财政、金融信息和市场情况的调研，为基金安全增值提供决策参考；
       （5）根据监事要求，提供相关资料；
       （6）负责接收捐赠和专项基金的使用工作，建立完整的捐赠和资金使用档案，使每一项资金的捐赠与使用都有案可查。定期向捐资人提供协议执行情况，实行透明管理，让捐赠人满意放心；
       （7）及时与民政部门、工商、税务、银行等部门联络，掌握政策变化，向领导提出合理化建议；
       （8）领导交办的其他工作。
            3.项目部工作任务是：
       （1）负责项目开发和实施工作；
       （2）负责基金会对国内外的宣传工作，各类宣传用品的制作和发放；
       （3）负责外事活动的协调工作；
       （4）负责合作协议的洽谈和跟踪办理；
       （5）负责项目大事记收集、整理工作；
       （6）加强项目信息收集和资料积累，完善基金会工作档案；
       （7）募资工作；
       （8）领导交办的其他工作。
       5.信息宣传部工作任务是：
       （1）负责项目大事记的归总、上传工作；
       （2）负责项目活动的媒体联系；
       （3）负责网站维护管理；
       （4）负责网站内容信息的搜集、整理，内容包括重大事务、外事活动、访问考察活动、访华团考察活动、重要出访活动等信息；
       （5）及时对各部门提供的信息，进行统一分类、整理、汇总成发布稿件并按照程序审批后发布。对于登录信息，要及时存档备查；
       （6）应按照规定及时对基金会网站进行管理、维护与更新，保证信息及时性、通达性、有效性。有关设备要定期巡检，保证网站每天24小时正常开通运转，以方便公众访问；
       （7）负责对服务器和网站进行定期检测，并根据检测结果采取相应的措施，以防黑客利用系统漏洞和弱点非法入侵；
       （8）其他临时性工作。
       （二）秘书处工作人员守则
       1.爱岗敬业，恪尽职守，依据《基金会管理条例》和《北京人人关爱健康公益基金会章程》及民间非营利组织的有关规定为理事会当好“参谋”。
       2.积极参加政治学习，养成良好的自学习惯，努力提高政治、业务水平。
       3.坚持以人为本，竭力为捐资单位、个人和友好和平发展事业服务。
       4.严守工作纪律，按时上下班，重大事项必须请示报告，个人不得擅自主张，不得随意对外表态，严格遵守保密规定。
       5.团结友爱，分工协作，本分做人，踏实做事；文明礼貌，廉洁自律。
       （三）加强信息收集和资料积累，完善基金会工作档案；发挥网络作用，重大活动及时上网公布；加强与理事和新闻媒体的沟通。
       （四）根据监事要求，提供相关资料。
       （五）办理理事、监事人选的增补和协调事宜。
       （六）建立请示汇报制度。包括但不限于下列重大问题，须书面向理事长请示：基金募集、基金运作、项目资助、接待来访、组团出访、国内出差、年度赞助计划、年终工作总结、年度预算决算、非计划内单项重大支出、人事问题等。
       （七）休假制度。
       1.带薪年休假(以下简称年休假)。基金会严格执行国家年休假制度，年休假本着统筹安排兼顾职工意愿原则，可在1个年度内集中安排，也可以分段安排，但不跨年度安排。为保障工作有序开展，休年休假要提前10个工作日以书面表格形式向部门负责人提出并报秘书长同意后方可。具体年休假标准为：
       （1）入基金会累计工作已满1年不满10年的，年休假5天；
       （2）入基金会累计工作已满10年不满20年的，年休假10天；
       （3）入基金会累计工作已满20年的，年休假15天。
       （4）国家法定休假日、休息日不计入年休假的假期。
       但有下列情形之一的，不享受当年的年休假：
       （1）休假天数多于年休假天数的；
       （2）请事假累计20天以上且单位按照规定不扣工资的；
       （3）累计工作满1年不满10年，请病假累计2个月以上的；
       （4）累计工作满10年不满20年，请病假累计3个月以上的；
       （5）累计工作满20年以上，请病假累计4个月以上的。
       2.事假、病假制度。事假不得先斩后奏，休3天以内须经分管副秘书长同意，7天须经秘书长同意，7天以上须报理事长同意；病假须提供正规医院出具的病假证明，特殊情况可于病假中或病假后提供。

第三章  各级人员工作职责

       （一）理事长职责
       1.理事长是基金会的法人代表，领导基金会的全面工作。
       2.召集和主持理事会会议。
       3.检查理事会决议的落实情况。
       4.代表基金会签署重要文件。
       5.审批限额以上及预算外的开支，检查财务收支情况。
       6.章程和理事会赋予的其他职责。
       （二）秘书长职责
       1.秘书长在理事长领导下开展工作，按照《章程》规定行使权力,并经理事长授权审批基金会财务收支工作（本“办法”经党组批准或理事会通过视为授权）。
       2.主持基金会日常工作，组织实施理事会决议、决定。
       3.参与基金会重大事项的决策。
       4.协助理事长对基金会进行管理。
       5.组织起草需提交理事会议的各项工作计划、方案、制度和工作总结。
       6.根据《基金会年度检查办法》，组织起草上一年度的年度工作报告。
       7.筹备召开理事会的各项工作。
       8.完成理事长交办的其他工作。
              （四）会计职责
       1.认真学习和严格遵守《中华人民共和国会计法》和各种财经政策、纪律和有关财务制度。
       2.按照《中华人民共和国会计法》和《民间非营利组织会计制度》设置各种会计帐薄、科目，并依法进行会计核算。
       3.根据年度收支预算，控制资金使用。
       4.负责填制和审核收支凭证，监督和抵制一切不符合财经政策和纪律的收支凭证。
       5.及时整理财务凭证，认真清理基金会的财务收支帐目，及时编制会计报表，月末向秘书长报告当月财务收支情况。
       6.建立会计凭证、帐薄表册、财务文件、会计报表等档案，资料分月装订，年终建档，妥善保管，未经批准不得销毁；妥善保管财务专用印章、法人代表名章，并按规定使用印章。
       7.会计人员调离或因故离职，应将经手会计凭证、帐册、文件资料及未了事项如实移交，并由会计主管人员或主管领导负责监交；移交人、接交人等均要在移交清册上签字。
       8.财政、银行、审计、税务等部门及上级机关检查基金会有关财务情况，需抽查会计资料时，经理事长或秘书长同意后，会计人员应如实反映有关情况，提供有关资料。
       9.注意了解国家财经政策，观察金融市场动向，跟踪本基金会资金运作市场情况，保证资金运作安全，并及时提出调整资金运作建议，供决策参考。
       （五）出纳员职责
       1.认真学习并严格遵守国家的财经政策、法规和有关的财务制度，不断提高政策和业务水平。
       2.认真学习《中华人民共和国会计法》和《民间非营利组织会计制度》，认真审核报销单据和支出原始凭证，必须有经手人签字和相关领导审批同意，并核对领导审批权限，对违反财经规定的应拒绝办理。
       3.坚持原始凭证逐日登记入帐，并及时掌握银行存款数额，所有帐目必须数字准确、摘要清楚、填写工整。
       4.贯彻执行银行结算制度和货币管理制度，财务印鉴必须与会计分管，不得签发空头支票，签发一切支票和现金借出，必须办理审批手续。
       5.严格执行安全制度，认真管理好现金、空白支票、空白收据及其他有价证券，库存现金超过银行规定限额，应及时存入银行，不得转借和坐支，不得“白条”抵库，更不得贪污挪用。违反制度造成损失，追究当事人的责任。
       6.负责固定资产的登记、立档工作。
       （六）办公室人员职责
       1.负责基金会文件保管，做好文件收发、催办、归档等工作。
       2.负责办公用品、礼品的采购和管理，不得假公济私。
       3.负责接洽来人来访，并做好上传下达工作。
       4.负责资料上报工作。
       5.负责基金会的各种文字材料的整理、装订和保存。
       6.负责基金会有关资料的网上操作。
       7.负责基金会固定资产的使用、维护、管理工作.
       8.负责办公室其他日常行政工作。
       9.完成领导布置的各项工作。
       （七）业务人员职责
       1.募资工作。
       2.负责项目开发和实施工作。
       3.负责外事活动的协调工作。
       4.负责合作协议的洽谈和跟踪办理。
       5.负责项目大事记收集、上传工作。
       6.网站维护管理。
       7.各项协议的审核及项目运作的风险把控。
       8.领导布置的其他工作任务。

第四章  公文管理制度

       （一）收文管理
       1.基金会收到公文、函件后，由专职人员统一登记并报送秘书长阅处，涉及重大问题的公文，由秘书长报送理事长审批。
       2.报批文件应明确提出处理意见。
       3.一份文件或一个项目的多份文件在处理完毕后，要及时收集齐全存档。
       （二）发文管理
       1.以基金会名义发文，由理事长签发；以基金会名义发便函，由理事长或理事长授权秘书长签发。
       2.对外公文代表一个单位的形象，要求公文格式正确、文字精练、语言通顺、打印整齐。
       3.以基金会发出的所有文件必须用印。
       4.重要和涉密文件收文单位在本市的可以通过机要交换或直接送达，外省市的可通过机要交换或使用特快专递邮寄，并电话跟踪收件情况。
       5.所有发文的原始批件都要留存归档。